Таблица складского учета

Что такое таблица складского учета?

Таблица для складского учета — это электронный или бумажный документ, предназначенный для систематизации и отслеживания движения товаров на складе.

Какие операции позволяет контролировать таблица для склада?

• приход ТМЦ,
• расход,
• перемещение,
• остатки,
• инвентаризацию.

Как создать таблицу учета товара?

Таблица учета товара может быть создана вручную или в автоматическом режиме.

• Ручная таблица товаров.

  Для этих целей чаще всего используется приложение Excel. Пользователь самостоятельно создаёт поля и столбцы, присваивает им наименования, вручную вводит данные по складскому ассортименту.

  Для расчётов необходимо прописывать формулы — при этом важно учитывать, что некорректно заданные алгоритмы могут привести к ошибкам и нарушить точность складской системы.

  
• Автоматизированные таблицы учета товара.

  Это встроенные в складскую программу регистры. Их не нужно создавать или настраивать — сотрудник лишь вводит необходимые показатели, а все расчёты выполняются автоматически.

  Такие сводки обеспечивают полную детализацию операций, делают ведение процессов прозрачным и точным. Бесплатно скачать таблицу складского учета в пробном варианте можно на сайте УСУ. Проведем сравнение работы с ручными и автоматизированными регистрами.

Работа с большими объемами информации.

В Excel удобно работать с объёмами до 1000 строк товарных позиций. Однако при увеличении количества записей до 10 000 и более, особенно с разными наименованиями, брендами и категориями, использование становится затруднительным: приложение может не справляться с поиском, фильтрацией и обработкой данных.

Кроме того, случаются сбои — зависания и торможения устройства, что негативно сказывается на рабочих процессах.

Таблицы для ведения учета в УСУ эффективно обрабатывают любые объёмы информации.

Даже при большом количестве записей поиск, фильтрация и сортировка выполняются быстро и стабильно, не замедляя работу пользователей.

Защита от изменений и аудит действий

Складской учет таблица учета товара должны быть защищены от несанкционированного доступа.

Некоторым пользователям может быть запрещено выполнять определённые операции: просматривать, изменять или удалять данные.

Если разрешить всем сотрудникам вносить изменения, будет сложно отследить, кто и когда их внёс, и была ли информация изменена сознательно или по ошибке. В случае спорной ситуации установить виновного практически невозможно.

Кроме того, в Excel информация не защищена от вмешательства — любой пользователь может внести изменения без контроля.

Таблица учета товара на складе в УСУ защищены от вмешательства третьих лиц. Работать с данными могут только уполномоченные сотрудники. Для каждого пользователя можно настроить индивидуальные права доступа — например:

• главный бухгалтер может редактировать и удалять информацию;
• кладовщику доступно только добавление и просмотр данных.

В системе также предусмотрен аудит действий пользователей и возможность восстановления удалённых операций. Это помогает выявлять нарушителей, устранять ошибки и оперативно восстанавливать корректный баланс в ведении складской системы.

Отслеживание операций

Таблица учёта товара в Excel не позволяет отслеживать историю операций — а это критически важно для эффективной складской деятельности.

Отсутствие прозрачности мешает контролю, разбору ошибок и выяснению причин изменений.

Таблица учета склада в УСУ обеспечивает полную прозрачность всех операций. Причём это не просто фиксирование изменений — система позволяет понять, почему была внесена та или иная корректировка.

Например, при оформлении приходной накладной можно увидеть:

• от какого поставщика поступил материал,
• по какой цене,
• дату и условия поставки,
• другие важные характеристики.

Если была проведена продажа, в УСУ можно узнать:

• каким менеджером она оформлена,
• для какого клиента,
• с какого склада был отпущен материал,
• каким способом произведена оплата и многое другое.

Подобных операций может быть множество, и по каждой из них доступна подробная расшифровка. Таблица приход расход остаток скачать можно в пробной версии.

Отдельный функционал для пользователей

Созданная вручную таблица остатков на складе, как правило, доступна для всех пользователей, что несёт определённые риски. Любой сотрудник может случайно или намеренно изменить данные, что может привести к ошибкам и искажению при ведении операций.

В системе УСУ для каждого сотрудника настраивается индивидуальный функционал и уровень доступа.

Что это значит? Это значит, что каждый пользователь видит только те операции, которые относятся к его должностным обязанностям, и может выполнять строго определённые действия.

Например:

• кладовщик может только приходовать товарные позиции,
• бухгалтер материального стола — списывать ТМЦ по предоставленным документам,
• менеджер — оформлять продажи и реализацию.

Функционал может быть гибко скомбинирован под конкретную роль или задачу.

Такой подход позволяет:

• разграничить зоны ответственности,
• исключить ошибки,
• упростить работу пользователей,
• поддерживать порядок и контроль в складском деле.

Скачать таблицу учета товара доступно на сайте УСУ.

Одновременная работа нескольких пользователей

В Excel таблица для учета товара может редактироваться сразу несколькими пользователями.

Например, один сотрудник оформляет приход, а другой в это же время списывает товар — в результате возникает путаница и неразбериха в складском ведении.

Если же таблица приход расход остаток товара редактируется в УСУ, то подобные ситуации исключены. Один и тот же документ, например, карточку товара, не могут одновременно редактировать два сотрудника. Пока один пользователь работает с операцией, доступ для остальных временно блокируется. Только после завершения действий первого сотрудника, документ станет доступен для следующего.

При этом, если работа ведётся в разных операциях (например, один оформляет приход, другой — реализацию), система позволяет параллельную работу. Все действия будут корректно зафиксированы, рассчитаны и сохранены без ошибок и конфликтов данных.

Аналитика

Шаблон таблицы для учета склада не предоставляет готовой отчётности. Для формирования отчётов приходится вручную собирать данные и использовать дополнительные инструменты — что требует времени и повышает риск ошибок.

В УСУ таблица склад уже встроены все необходимые отчёты по складскому и финансовому контролю. С их помощью можно отслеживать:

• движение товаров,
• прогноз обеспечения (остатки, потребности),
• рейтинги продаж,
• полную историю всех операций,
• и многое другое.

Нет необходимости вручную собирать или трансформировать информацию — отчёты формируются автоматически, а встроенные аналитические инструменты помогают быстро оценить текущую ситуацию на складе и принять обоснованные управленческие решения.

Безопасность

Ручная таблица приход расход товара не защищена — любой пользователь может получить к ней доступ и внести изменения, что ставит под угрозу точность складских операций.

В системе УСУ, помимо описанных выше механизмов защиты, доступ к информации осуществляется по логину и паролю. Каждый пользователь работает только в пределах предоставленных ему прав, что исключает несанкционированное вмешательство и повышает надёжность складских операций.

Приглашаем вас на полноценную презентацию складской программы УСУ, где вы сможете задать интересующие вас вопросы и увидеть систему в работе.

Чтобы купить таблицу складского учета, необходимо связаться с нами через форму обратной связи.