Программа для заполнения ТТН

Введение

Заполнение товарно-транспортной накладной – одна из важнейших частей в работе компании, занимающийся грузоперевозками. Все эти формы можно заполнять вручную, но это не простой и не быстрый процесс, так как:

• 1. Накладная состоит из нескольких частей
• 2. Включает большой объем информации для заполнения
• 3. Есть риск человеческой ошибки

Помимо обычных транспортных накладных существует более сложная форма документации, например, №1-Т. Поэтому современные компании, имеющие достаточно большой поток клиентов, используют CRM для заполнения ТТН, то есть товарно-транспортных накладных. Потому что программа для создания ттн может автоматически заполнять накладные на основе уже ранее внесенных данных, а также хранить их в базе.

Форма №1-Т

Обычно, товарно-транспортная накладная по форме 1-Т состоит из 2 страниц. Обычно, первая содержит информацию о самом товаре, а вторая – условий организации перевозки. Главная задача данного отчета – предоставить полную информацию о перевозимом товаре. Разберем эту форму более подробно.

На первой странице ТТН указываются полные сведения о товаре:

• Грузоотправитель
• Грузополучатель
• Название товара
• Его характеристики
• Сумма
• Ответственное лицо
• И многое другое

Очень важно правильно заполнять все эти данные, ведь они чувствуют не только в накладной, но и в сопутствующих документах, таких как бухгалтерские. Поэтому давайте подробно разберем каждый из этих пунктов, ведь для каждого из них нужна максимальная точность заполнения, а это может обеспечить наша программа для товарно транспортных накладных.

Если с грузоотправителем и грузополучателем все более-менее понятно, то что на счет остальных пунктов?

Графа плательщик – достаточно важный пункт во всей накладной. Ведь здесь указано ответственное лицо за оплату груза. Им может выступать не только простое физическое лицо, но и компания. Так же в этой строке указывают расчетный счет, который требуется для сопроводительных документов.

Товарный раздел

Следующим идет раздел, состоящий из 12 граф, который описывает полностью товар. Первые 3 колонки – это код товара. Он есть в 3 разных видах: код товара, номер по прейскуранту и артикул по прейскуранту. Число обычно берется исходя из внутренних обозначений компании или общепринятого справочника.

Следующая колонка – количество товара. Обозначается актуальное количество в нужной единице измерения: штуки, килограммы, литры и так далее.

Пятая колонка – это цена. Достаточно важный пункт, особенно для заказчика. Так как это стоимость самого товара, ее называет клиент перед отправкой груза и именно она будет гарантировать сумму, которую будет обязана выплатить компания в случае повреждения товара. Сюда же можно отнести и 11 колонку, которая показывает общую сумму по каждому товару.

Шестая, седьмая и восьмая колонки, содержат общую информацию о виде товара. То есть единицы измерения, в нашем случае штуки, название товара и вид упаковки. Это тоже обязательно для заполнения, чтоб понимать какой груз вы везете и как он выглядит. Ведь хрупкий груз всегда обозначается специальным знакам, чтоб с ним обращались максимально аккуратно и не разбили при загрузке и выгрузке.

Девятая и десятая колонки тоже являются обязательными для заполнения. Они обозначают количество мест и массу. Потому что прицеп машины имеет ограниченное количество как по вместимости, так и по весу. Следовательно, этот важный показатель учитывается при загрузке товара, чтоб не возникало перевеса или часть товара не влезла. В таком случае диспетчер, принимающий заказ, может забронировать отгрузку в другую машину.

И самая последняя, двенадцатая колонка – это идентификатор, то есть номер товара в базе данных, по которому можно осуществить быстрый поиск товара.

Весь этот блок подписывается ответственными лицами за груз:

• Директор
• Кладовщик
• Бухгалтер
• Водитель

Обязательно с указанием даты, должностей и фамилий. А так же самая нижняя строчка – грузополучатель заполняется с указанием тех же, ранее перечисленных данных. Обязательным условиям заполнения этой части является прописная часть сумм. Чтоб избежать двойной интерпретации в накладной обязательно сумма прописывается прописью.

По этому описанию можно заметить какое большое количество необходимых полей требует заполнение накладной, поэтому программа для заполнения ттн становится незаменимым помощником, обеспечивающим скорость, точность и соблюдение всех норм.

Транспортный раздел

Следующую часть автоматизация заполнения ТТН посвящает транспортному разделу. Здесь указываются:

• Сведения о грузе
• Погрузочно-разгрузочные работы
• Прочие сведения

Все эти сведения программа для товаро-транспортных накладных заполняет автоматически.

Сверху можно увидеть указания:

• Срока доставки
• Марки, модели и номера машины
• ФИО и контакт водителя
• Наименование организации

Ниже в разделе погрузочно-разгрузочных работ программа для выписки ТТН дает возможность отметить кем и в какое время выполнялись работы. Уточняется кем и когда была выполнена погрузка и разгрузка, в какое время и кто несет ответственность за возможные повреждения. Все это подкрепляется подписью ответственных лиц. Более того, к специальным грузам необходимы сопроводительные документы, например, к хрупким грузам, опасным или нуждающихся в специальном температурном режиме. ТТН программа позволяет указывать все эти моменты.

В самом низу идут общие сведения о грузе и сумме оказанных услуг.

Заполнение формы требует не только точности, но и скорости. Ведь чаще всего она заполняется сразу в нескольких экземплярах:

• Для компании
• Водителя
• Кладовщика
• Отправителя
• Получателя

Все эти экземпляры должны быть абсолютно идентичны. Согласитесь, что если у оператора огромный завал, его постоянно отвлекают другие клиенты, о какой точности может идти речь? Поэтому всем компаниям программа печати ТТН становится необходимостью. Ведь в ней достаточно заполнить форму лишь один раз, а программа сама быстро размножит их.

Вывод

Таким образом товарно-транспортная накладная становится документом, выполняющим сразу несколько функций:

• Бухгалтерского учета
• Юридического
• Логистического
• Контролирующего инструмента

Насколько огромную важность она имеет трудно полностью описать, ее трудно переоценить. Поэтому заполнение такого достаточно важного документа вручную становится просто нецелесообразным. Особенно для крупных компаний, работающих в разных странах. Поэтому программа для заполнения ТТН Казахстана (РК), России (РФ), Беларуси (РБ), Украины, Узбекистана, Кыргызстана, Молдовы поможет заполнить такую сложную накладную за считанные минуты в соответствии с законодательными требованиями вашей страны. Такой подход не только обеспечит комфортную работу сотрудников, но и сделает бизнес более конкурентоспособным. Ведь всегда приятно возвращаться туда, где о тебе не забывают, где всегда порядок и нет огромных очередей.

Скачать программу ТТН можно прямо сейчас посетив наш сайт. Мы перевели программу на более чем 60 языков. Поэтому не важно в какой стране вы находитесь или на каком языке разговаривают ваши работники, все они смогут с комфортом работать в единой системе. Более того у вас есть возможность бесплатно скачать программу для заполнения ТТН для того, чтоб убедиться в ее эффективности и реальной значимости на производстве. Пробный период действует аж целых 2 недели. Этого времени более чем достаточно, чтоб не только поверхностно с ней ознакомиться, но и успеть применить в работе. И уже, после всего, вы с полной уверенностью сможете купить программу для заполнения ТТН ведь будете уверенны, что не потратите «деньги на ветер», а реально улучшите работу вашего бизнеса.