Программа для учета заказов

Современный инструмент для вашего бизнеса

Сегодня любой бизнес, не важно в какой сфере, нуждается в хорошей СРМ. Ведь рынок меняется, конкуренция растет, клиенты требуют все больше. Для некоторых рост объема заказов становится непосильной нагрузкой, что, конечно же, со временем может привести к банкротству. Именно поэтому, с каждым днем, все больше предпринимателей задумываются о внедрении CRM для учета заказов.

В этой статье мы расскажем о программе, которая станет неотъемлемым помощником, практически, любого вида бизнеса. Она была создана с учетом специфики работы малого и среднего бизнеса, но также подходит и для крупного вида предприятий.

Программа для ведения учета заказов имеет ряд особенностей. Основной является возможность работы в 2 режимах:

• 1. Упрощенный – подойдет для классической торговли и простого учета заказов
• 2. Расширенный – учитываются все стадии, расходы, сторонние услуги и даже есть возможность прикрепления файлов к заказу.

Давайте подробно разберем каждый из них

Упрощенный режим

Казалось бы, автоматизация уже давно плотно укоренилась в жизни каждого предпринимателя. Но на практике - это далеко не так. До сих пор существует большое количество бизнесов, которые ведут учет с помощью ручки и тетрадки и при попытке перехода на автоматический учет начинают поиск по определенным критериям. Основной запрос, который чаще всего поступает от людей – чтобы система учета заказов и клиентов была максимально простой, понятной и не перегруженной. Ведь не всем требуется огромное количество отчетов. В жизни некоторые просто хотят:

• Вести учет заказов
• Список покупателей
• Остатки на складе
• Какой сотрудник работал с тем или иным покупателем

Примерно так и работает программа для учета заказов в упрощенном режиме. Можно даже сказать, что это умный аналог кассы, в которой фиксируются все действия и обращения потребителей. Все быстро, просто и понятно.

Например, если вы работаете в сфере оказания услуг: клининг, ремонт, доставка и так далее; то УСУ позволит сразу отмечать: какая услуга, кем и кому была оказана. А если вы продаете товары, то программа будет учитывать остатки:

• Сколько товара осталось на складе
• Какие позиции стоит заказать прямо сейчас
• Какой товар продается хорошо, а какой «залеживается»

Все максимально просто и понятно. Приложение для учета заказов и клиентов в упрощенном режиме станет отличным вариантом не только для тех, кто только начинает свой путь в бизнесе, но и для тех, кто не хочет тратить большого количества времени для обучения сотрудников. Потому что интерфейс программы УСУ разработан специально так, что не требует большого количества времени для привыкания и внедрения. Он интуитивно понятен с первых минут использования. Все что нужно – это внести товар или услугу в систему и все, можете начинать работать.

Давайте ниже рассмотрим преимущества упрощенного учета.

• 1. Учет клиентов

Даже в упрощенном режиме программа для учета заказов клиентов имеет огромный плюс – ведение клиентской базы. Одно дело – когда вы только начинаете бизнес и имеете небольшой объем заказов, но с его ростом количество может увеличиваться до несколько десятков, а то и сотен, в день. И каким образом все можно удержать в голове? Конечно же без автоматизации сделать это не возможно.

• 2. Учет сотрудников

Для большинства компаний важно понимать количество заявок, которые обрабатывает каждый из сотрудников. От этого не только зависит их мотивация зарабатывать больше, но и руководителю отслеживать их работу. Поэтому программа для контроля заказов – это, в первую очередь, уверенность руководителя в своих сотрудниках. Так как руководитель видит, что происходит в его компании, то это, в какой-то степени, повышает дисциплину сотрудников, а открытость отчетов повышает мотивацию больше работать.

• 3. Аналитика

Даже если вам подходит программа для заказов товара в упрощенном режиме, то вы так же имеете доступ к полноценной аналитике. Вы можете посмотреть какие товары или услуги у вас пользуются наибольшим спросом, какие приносят наибольший доход, а какие несут лишь убытки. Это дает возможности:

• Вовремя делать закуп популярных товаров
• Проводить акции
• Скорректировать цены товаров
• Анализировать клиентов, работы сотрудников, и так далее

Эти ценные данные помогают в составление плана для дальнейшего развития бизнеса.

Пример клиента

Хотим поделиться историей одного из наших покупателей, который использовал нашу программу в упрощенном режиме. У него небольшая мастерская по ремонту техники. До внедрения СРМ он записывал все в тетрадь. Казалось бы, схема рабочая. Клиент приходит чтобы сдать технику в ремонт, он фиксирует данные в тетради и по готовности отправляет сообщения, но, к сожалению, все оказалось не так просто. Он мог просто не заметить запись и потерять заказ, люди вовремя не получали уведомление о готовности, заказы неделями пылились на складе, что очень сильно понижало доверие.

Когда он решил попробовать бесплатно скачать программу для учета заказов с нашего сайта – все изменилось. Теперь вся информация по всем позициям фиксировалась в системе, хранилась история его обращений и многое другое. Он заметил, что такой подход не только помогал ему не терять заказы, но и повышал доверие, ведь благодаря возможности просматривать всю историю обращений у людей складывалось впечатление, что о них помнят.

Спустя 2 недели пробного периода он решился купить программу для учета заказов, потому что заметил самое важное – за счет прозрачности учета выросла прибыль, а клиенты стали возвращаться, потому что обслуживание стало быстрым и понятным.

Расширенный режим

Если упрошенный режим можно сравнить с кассой, то расширенный режим – это полноценный учет заказов покупателей, управления проектами и финансами. Он создан для тех компаний, где не просто нужно количество заказов, а видеть полный жизненный цикл товара или заказа – от первого обращения до закрытия сделки. Этот режим отлично подойдет, если вы занимаетесь услугами или производите товар, который имеет длинный жизненный процесс.

Учет заказов клиентов в данном режиме программы имеет большое количество возможностей, некоторые мы разберем ниже, но главная из них – это ведение заказов поэтапно, что позволяет быть полностью задействованным в процесс от начала и до конца. Давайте разберем более подробно расширенную версию.

• Учет стадий и этапов заказов

В расширенной версии есть возможность видеть на каком этапе работы находится заказ. Например:

• Предварительное согласование
• Отказ
• Принят в работу
• Передан в работу
• Оплачен, и так далее

Программа учета клиентов и заказов отражает не только каждую стадию работы, но так же и сотрудника, который начал им заниматься. Такой способ максимально прозрачен для контроля, исключает путаницу и недопонимание между сотрудниками.

• 2. Учет доходов и расходов

Контроль финансов – важная часть работы любого предприятия, потому что очень важно уметь правильно планировать доходы и расходы, чтобы не работать себе в убыток. Возможность видеть будущие поступления от действующих проектов помогает руководителю заранее делать расчеты на несколько месяцев вперед. Удобной становится возможность и фиксации расходов в программе, особенно когда вы привлекаете для работы другие фирмы, то можно зафиксировать затраты на их услуги.

• 3. Прикрепление документов

Все больше мы видим тенденцию, что бизнес все меньше хочет возиться с бумажками, а предпочитает использовать ЭДО. Поэтому программа для учета заказов товара имеет возможность прикрепления документов к каждому заказу, практически, любого формата: PDF, Word, Excel, фотографии, голосовые комментарии и многое другое. С УСУ все хранится в одном месте, что позволяет сотрудникам в любой момент ознакомиться с ними на любом этапе работы.

• 4. Заказы по этапам и планирование задач

Одним из важных преимуществ данной программы является возможность планирования задач. Когда в работу поступает какая-то заявка, руководитель может сразу распределить каждый этап выполнения по сотрудникам с указанием сроков окончания работы. Во время принятия задания или после его каждый сотрудник отмечает окончание работы, это делает процесс полностью прозрачным на любом этапе.

Раз все сотрудники работают в единой системе, то они могут быстро передавать задачи между собой. В случае отмены или нарушения сроков по какой-то заявке можно будет сразу увидеть почему и на каком этапе это произошло.

История клиента

Хотим привести в пример еще одного нашего партнера, которому помогла автоматизировать работу наша программа для оформления заказов, но уже в расширенном режиме. У него центр типографии, который предоставляет услуги по изготовлению рекламной продукции.

До покупки СРМ он вел учет через таблицу Excel. Вы просто представьте какой это объем информации! Соответственно, данные постоянно терялись, заказы путались, а клиенты изо дня в день повторяли одно и то же: «Когда будет готов мой заказ?» или «Почему вы не напечатали по образцу? Я ведь вам отправляла как нужно!».

Он понимал, что так больше продолжаться не может, и нашел решение в виде нашей СРМ. Программа для учета заказов на товар фиксировала каждое обращение, помогала отслеживать этапы выполнения и прикреплять материалы, полученные от заказчика. Теперь, когда клиент писал с вопросами, менеджер мог дать на них четкий ответ сразу, а не бегать по офису и узнавать каждый вопрос у коллег.

Руководитель в свою очередь получил доступ к полной аналитике и теперь видит сколько предприятие зарабатывает на самом деле. Эта информация дала ему возможность выставить правильные цены. Оказалось, что некоторые заказы занимают слишком много времени при низкой марже. Он тут же скорректировал прайс, сделал акцент на наиболее выгодных услугах и через месяц заметил, что прибыль выросла сразу на 25%.

Вывод

Современный мир диктует свои реалии. Побеждает не тот, у кого больше ресурсов, а тот, кто умеет правильно ими распоряжаться. Поэтому, если у вас возник вопрос как вести учет клиентов и заказов, чтобы полностью управлять процессом, то на помощь придет наша современная СРМ программа, которая объединяет все направления деятельности.