Учет снабжения

Организация учета в отделе снабжения

Учет процесса снабжения предполагает четкую организацию и системный контроль за перемещением товарно-материальных ценностей (ТМЦ) компании.

Учет снабжения охватывает все этапы — от момента возникновения потребности до фактического получения ТМЦ и их передачи в эксплуатацию.

Учет централизованного снабжения

Учет процесса снабжения производства включает следующие этапы:

• Определение потребностей — сбор заявок от подразделений, согласование объёмов и сроков поставки, формирование плана закупок.
• Документооборот — ведение журнала заявок, оформление заказов и договоров, подготовка накладных, спецификаций, актов.
• Учет процесса снабжения заготовления включает следующие операции: приход товара (дата, количество, цена, поставщик), расход (передача в производство или подразделение), контроль остатков через систему учета.
• Контроль сроков – учет для снабженца включает проверку выполнения договоров и фактических поставок, оформление претензий при нарушениях.
• Инвентаризация — сверка фактических остатков с данными учета, выявление недостач или излишков, анализ расхождений.
• Отчетность — формирование сводок по закупкам, затратам и перемещению ТМЦ.

Программа для снабжения в строительстве или в другой сфере — позволяет значительно оптимизировать учет и контроль.

Программа для автоматизации снабжения от УСУ предоставляет современные инструменты для управления всеми этапами процесса.

Программа для снабжения УСУ

Компания УСУ разрабатывает программы для самых разных отраслей: строительства, производства, торговли, внутреннего складского учета и управления заказами. Во многих решениях частью функционала является учет снабжения, а также доступна отдельная специализированная программа для снабженца.

Автоматизация снабжения через УСУ преимущества:

• Единая база данных — хранение всей информации о заявках, поставках и документах в одном месте.
• Прозрачность и контроль — полная видимость всех операций и движений ТМЦ.
• Сокращение времени и ошибок в учете — автоматизация рутинных процессов снижает риск человеческого фактора.
• Контроль и аналитика — возможность отслеживать выполнение договоров и формировать детальные отчёты.
• Интеграция с другими модулями — работа с бухгалтерией, складом, CRM и другими системами учета.
• Управление поставщиками — база контактов, история сотрудничества, оценка надёжности.
• Гибкая настройка прав доступа — разграничение функций для разных категорий пользователей.

Простая версия программы для снабжения

Программа для снабженца в строительстве в строительстве или любой другой отрасли может иметь как простую, так и комплексную версию. Рассмотрим функционал простой версии программы для закупок и снабжения.

Например, если используется программа для снабжения производства, по заказам выполняются следующие шаги:

• создаётся план материалов;
• оцениваются запасы на складе;
• формируется заявка (возможно с организацией цепочки подписания);
• после согласования выделяются средства на закупку;
• выбирается поставщик;
• проводится оплата.

Система учета позволяет вести контроль материалов через настройку минимально допустимого остатка на складе. При снижении запаса ниже этого уровня программа уведомит, какие позиции необходимо закупить в срочном порядке.

Аналитические функции программы для отделов снабжения позволяют:

• анализировать данные за выбранный период;
• определять среднюю скорость расхода отдельных компонентов;
• рассчитывать, на сколько дней хватит текущих запасов ТМЦ;
• выявлять позиции, которые не используются или расходуются крайне редко.
• Такой подход помогает своевременно планировать закупки и оптимизировать учет и складские запасы.

Комплексный учет в отделе снабжения

Комплексная автоматизация учета снабжения предполагает более сложную и детализированную работу.

При поступлении запроса из подразделения фиксируются: причина обращения, филиал, перечень необходимых позиций, ответственный исполнитель, а также решения по каждой позиции — одобрение или отклонение.

После этого заявка-требование передается в отдел закупок, где проходит весь процесс:

• назначение менеджера, который займётся закупкой;
• подбор поставщика;
• оформление и согласование документов;
• оплата;
• поставка на склад;
• оформление выдачи.

На заключительном этапе фиксируется, кому, что и по какой причине было выдано.

CRM для снабжения может быть дополнена расширенными возможностями и интеграциями. Предлагаем убедиться в этом лично — отправьте запрос на презентацию, и мы подробно покажем все функции системы.